ANSPRECHPARTNER

  • Marques Zurdo
  • Leitung Eventmanagement

Sagen Sie Ihr Event nicht ab, verschieben sie es in die digitale Welt

Virtuelle Events sind aktueller denn je. Waren Sie in der Vergangenheit ein Tool, das nur wenige Veranstalter nutzten, sind Sie, gerade durch die Covid-19-Krise, eine der wichtigsten Neuerungen der Eventbranche.

  • Kostenersparnis bei Locationmiete
  • Minimierte Reisekosten
  • Keine örtliche Bindung
  • (Fast) alle Aspekte der klassischen Events auch digital umsetzbar
  • Erhöhte Flexibilität

Da sein, ohne da zu sein

Was tun, wenn die Größe der Location nicht für alle Teilnehmer ausreicht? Was, wenn das Budget beim Catering für alle Gäste knapp wird? Was, wenn die Reisekosten mal wieder durch die Decke schießen? Was, wenn man statt 100, 1.000 Gäste erreichen will? Die Antwort ist ebenso kurz, wie eindeutig: Virtuelle Events.

Virtuelle Events sind aktueller denn je. Waren Sie in der Vergangenheit ein Tool, das nur wenige Veranstalter nutzten, sind Sie, gerade durch die Covid-19-Krise, eine der wichtigsten Neuerungen der Eventbranche.

Zur Einordnung: Was ist eigentlich ein virtuelles Event?

Virtuelle Events, virtuelle Veranstaltungen oder Telepräsenzveranstaltungen sind die Umsetzung von bekannten Eventformaten in ein digitales Umfeld – von Konferenzen über Online-Schulungen, bis hin zu Konzerten oder Lesungen. Der Unterschied für die Teilnehmer besteht hauptsächlich darin, bei dem Event nicht mehr selbst vor Ort erscheinen zu müssen, sondern von einem beliebigen Ort aus mittels PC, Notebook, Tablet oder auch einem Smartphone teilnehmen zu können.

Was es braucht, um ein virtuelles Event durchführen zu können

Im folgenden Abschnitt möchten wir Ihnen aufzeigen, welche Möglichkeiten wir bieten, um Ihre nächste Veranstaltung nicht absagen zu müssen, sondern digital durchführen zu können:

  • Ihre Begeisterung ist unser Anspruch. Dafür steigen wir so früh wie möglich in die Planungen ein, und betrachten Ihre Veranstaltung aus allen nur erdenklichen Perspektiven.
  • Sie bekommen bei uns mehr als nur einen schlichten Videokonferenz-Bildschirm. Wir entwickeln virtuelle Räume, 3D-Umgebungen, animierte Präsentationsflächen und Bühnen.
  • Je nach Anforderung bzw. Anspruch Ihres Events produzieren wir im Vorfeld sogar Ansprachen von Teilnehmenden und zeichnen dafür Beiträge in unserem Studio für Sie auf.
  • Ob Video, Audio oder Präsentation – wir verbinden alle Aspekte miteinander und erzeugen so ein stimmiges und professionelles Gesamtbild.
  • Gerade beim Streaming ist es oftmals wichtig Ihre Zuschauer aktiv mit einzubinden. Wir stellen Tools für die Kollaboration und Interaktion zur Verfügung.

Wie soll Ihr virtuelles Event aussehen?

Genau hier kommen wir als Eventdienstleister ins Spiel. Seit 35 Jahren beschäftigen wir uns mit den neuesten Technologien der Veranstaltungsbranche. Wir können auf jahrzehntelange Erfahrungen mit Video- und Liveproduktionen zurückgreifen. Wie gewohnt können (fast) alle Anforderungen des klassischen Events auch digital umgesetzt werden. Von Live-Kamerabilder, PowerPoint Präsentationen, Bühne mit Ausleuchtung und dekorativer Rückwand, bis hin zu Video- und Audiomitschnitte oder der Verteilung von Unterlagen ist alles möglich. So können wir die Aufmerksamkeit auf das Geschehen richten und den Ablauf spannend gestalten. Zusätzlich bieten wir auch eine DSGVO konforme Lösung für offene oder anonyme Abstimmungen an.

Was sind die Vorteile?

Wie schon beschrieben, bieten virtuelle Events viele Vorteile bei nur wenigen Nachteilen. Weitere wichtige Punkte sind die Kosten und Flexibilität. Gerne statten wir sie nicht nur technisch aus, sondern übernehmen oder unterstützen Sie auch bei der kompletten Eventplanung. Durch veränderte technische Anforderungen ergeben sich aber auch klare Vorteile. Oft reichen schon kleinere Locations, da Gäste nicht mehr live anwesend sind und nicht becatert oder unterhalten werden müssen. Ein kleines Studio reicht da oft schon aus– gerne kann Ihre Veranstaltung auch in unserem Studio am zentral gelegenen Salzufer in Berlin stattfinden. Ein weiterer Vorteil sind die minimierten Reisekosten. Referenten*innen können von überall auf der Welt zur Veranstaltung zugeschaltet werden. Sie benötigen weder An- & Abreise noch eine Übernachtungsmöglichkeit. Auch in Covid-19 Zeiten bieten sich viele Chancen. Sie können Ihre Events wie geplanten stattfinden lassen und müssen Veranstaltungen nicht verschieben oder absagen. Das benötigte Personal schrumpft drastisch; die notwendige Technik hat meist einen kleineren Umfang und es müssen nur noch die wichtigsten Akteure vor Ort teilnehmen.

Fotografie des GATE Gründers und Geschäftsführers Marcus Zurdo Butz im GATE Gerätepark

Und was ist mit Datenschutz?

Wir setzen in jeder Lebenslage auf Sicherheit – so auch bei virtuellen Veranstaltungen. Oft werden digitale Events über einen offenen Stream veröffentlicht (z.B. Preisverleihungen, Konzerte, Produktvorstellungen). Diesen Service bieten wir Ihnen auch über eine, von uns gestellte, URL. Es gibt aber auch die Möglichkeit eine gesicherte Verbindung für einen vorab bestimmten Adressantenkreis zu generieren. Zusätzlich dazu können wir eine digitale Erfassung der Teilnehmer mit Nachweispflicht implementieren, so wie bei ehemaligen Präsenzpflichtveranstaltungen. Auf Wunsch übernehmen wir das Teilnehmermanagement, sowie das Dokumentenmanagement – alles aus einer Hand.

Sämtliche Daten bewegen sich ausschließlich innerhalb Deutschlands und werden nach deutschen Vorschriften und Gesetzten behandelt. Wir achten prioritär auf die Einhaltung der DSGVO, damit Ihre Daten auch Ihre Daten bleiben. Hier geht es zu unserer Dateschutzerklärung

Hybride Veranstaltungen

Zu den anspruchsvollsten Events, zählen hybriden Veranstaltungen mit mehreren Parteien, wie zum Beispiel Branchenkonferenzen. Ziel ist es hier, den virtuell Teilnehmenden die gleichen Inhalte in der gleichen Qualität zu bieten, wie den tatsächlich anwesenden Gästen. Während Teilnehmer*innen, die persönlich anwesend sind, sich leichter austauschen und vernetzen können, sind den Anwesenden aus der Ferne hier leider Grenzen gesetzt. Unsere Aufgabe ist es, diese Lücke bestmöglich zu schließen und mögliche Benachteiligungen einzelner Personen oder Personengruppen zu minimieren.

Kommt für mich eine virtuelle Veranstaltung in Frage?

Aufgrund verschiedener aktueller Aspekte werden virtuelle Veranstaltungen immer wichtiger und schon heute sind sie aus der Eventbranche nichtmehr weg zu denken. Nicht nur das Privatleben, auch unser Arbeitsleben wird immer digitaler. So bietet es sich in Zeiten von Home-Office und freier Mitarbeit, über den ganzen Globus, an Veranstaltungen zu digitalisieren.

Wir haben jahrelange Erfahrungen mit Veranstaltungen aller Art, auch mit den virtuellen Varianten. Diese Erfahrung hat den Vorteil, dass wir uns nicht „hetzend“ und in Eile auf neue Anforderungen einstellen müssen. Durch unsere jahrzehntelange Erfahrung wissen wir, was ein virtuelles Event ausmacht und wo die technischen und persönlichen Schwerpunkte liegen.

Kontaktieren Sie uns gerne per E-Mail oder Telefon, wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Veranstaltung auch virtuell umsetzbar ist, aber auch falls Sie schon eine ungefähre Vorstellung haben. Uns reichen einige wenige Eckdaten, um Ihnen ein maßgeschneidertes Angebot unterbreiten zu können.

Trotzen Sie mit Ihrem virtuellen Event der Covid-19-Krise. Wir begleiten Sie dabei mit notwendigem Abstand und erforderlichen Nähe.